Enterprise Architect ve společnosti zabývající se business analýzou

Od: Marcela Wolfová

Moje seznámení s programem Enterprise Architect a firmou Dataprojekt.

  1. čím jsme se zabývali
  2. proč Enterprise Architect
  3. zapojení firmy Dataprojekt
  4. průběh projektu
  5. co říci závěrem

Čím jsme se zabývali
Pracovala jsem jako konzultant v softwarové firmě, která implementovala jednak vlastní ekonomický SW, jednak převzatý distribuční SW, často kombinovala obě varianty.

V roce 2011 představenstvo navrhlo, že by bylo dobré rozšířit portfolio firmy o procesní analýzy. A naskytla se možnost uskutečnění záměru, neboť se podařilo získat zakázku na realizaci výběrového řízení nového informačního systému pro obchodní společnost, jehož součástí je právě i provedení procesní analýzy.

Proč Enterprise Architect
Byl sestaven tým lidí, kteří znali dobře podnikové procesy, nebo aspoň procesy některých podnikových oblastí. Postupně se dospělo k tomu, že k podchycení jednotlivých procesů nebudou stačit původně vytvořené excelové tabulky, ale budeme potřebovat nástroj, který dokáže procesy lépe vizualizovat. Zvažovali jsme různé možnosti, např. Visio, ale volba nakonec padla na Enterprise Architect, který dokáže procesy graficky znázornit, zobrazit vstupy a výstupy a tyto vstupy a výstupy rozlišit dle typu (např. zda se jedná o papírový nebo elektronický dokument, zda je to excelová tabulka nebo prostý Word..atd..) a to vše převést i do přehledových tabulek. A umí toho vlastně mnohem víc, než jsme pro tyto účely potřebovali.

Dataprojekt
Rozhodnutí pro tento nástroj padlo v době, kdy už projekt běžel a bylo tedy nutné udělat rychlé kroky k jeho zakoupení a hlavně k jeho osvojení konzultanty. Z nabídky na internetu jsme si vybrali firmu Dataprojekt, která je autorizovaným distributorem tohoto software a byla ochotná a schopná nám zajistit školení téměř okamžitě.

Z týmu byli vybráni tři zástupci, kteří byli vysláni na proškolení základů zachycení business procesů v EA. Mezi těmito zástupci jsem byla i já. Protože jsme s tímto programem nikdy nepracovali, bylo nutné začít od úplných začátků. Za jeden půlden jsme samozřejmě nemohli stihnout vstřebat všechny informace, které bychom získali normálním čtyřdenním proškolením, ale dostali jsme dobré základy, pár elektronických materiálů a příslib další podpory.

Takto vybaveni jsme se pustili do práce a přitom jsme předávali naše nabyté zkušenosti dalším kolegům, kteří se z časových důvodů proškolení zúčastnit nemohli.

Průběh projektu
Nejdříve bylo nutné převést záznamy procesů z excelových tabulek do diagramů v EA. Díky grafickému znázornění se začaly objevovat chyby a mezery v původním zápisu. Ty jsme na workshopech s klíčovými uživateli průběžně odstraňovali.

Po krátké době se zjistilo, že naše znalosti programu EA nejsou dostatečné, zejména správné použití jednotlivých elementů nebylo jednotné. Opakovaně jsme se museli obracet na firmu Dataprojekt se žádostí o konzultace, které se týkaly hlavně správného ovládání EA, možností výstupů, ale i sjednocení metodiky a doporučení vedení projektu jako takového.

I zakoupení správné licence se nepodařilo napoprvé. Pro naše účely jsme místo edice Professional museli zakoupit Corporate. Bohužel k tomuto rozhodnutí se dospělo dost pozdě, takže jsme do té doby všichni museli zpracovávat svoje streamy lokálně s tím, že po dokončení analýzy dojde ke sloučení diagramů. Z toho vyplývá, že neexistovala ani společná repository vstupů, výstupů a rolí. Jen jednoduchá pomůcka ve formě zkrácené metodiky použití elementů.

Tímto způsobem se nám podařilo zmapovat stávající procesy firmy – dokončili jsme fázi As-Is. A bylo potřeba procesy zpracovat do stavu To-Be, tj. do stavu, jak by po zavedení nového informačního systému vypadal v ideální podobě, pokud by splňoval úplně všechny požadavky klíčových uživatelů. Vzhledem k tomu, že do interní metodiky nebyla zapracována všechna doporučení firmy Dataprojekt, nebylo to vůbec jednoduché. Jednotlivé procesy ani elementy neměly číslování. Očíslování aspoň procesů kvůli jednoznačné identifikaci se samozřejmě ukázalo, jako nutnost, ale stalo se tak až úplně nakonec, až byly všechny procesy pospojovány do jednoho modelu. Takže to nebylo při počtu 480 procesů vůbec jednoduché. Ten už byl ve verzi Corporate a závěrečné úpravy tedy bylo možné zpracovávat přímo v něm. Ale nakonec se vše zvládlo a výběrové řízení mohlo proběhnout.

Co závěrem
Celý tento projekt byl pro nás novou zkušeností a mnoho jsme se naučili.

Velice nám v tom pomohla firma Dataprojekt a zejména pak pan Petr Kalíš. I přesto, že byl do projektu zapojen až když už bylo vše v běhu, byl velmi nápomocný metodickými radami. Dataprojekt byl nepostradatelný zejména když se slučovaly jednotlivé lokálně zpracované diagramy do jednoho modelu.

S kvalitnější přípravou bychom se vyhnuli mnoha chybám, které se pak jen obtížně napravovaly.

Při analýzách nestačí mít kvalitní konzultanty ani zakoupit kvalitní nástroj. Nejdůležitější je příprava – zpracování metodiky, výběr a proškolení konzultantů. Kvalitní vedení projektu zkušeným projektovým ředitelem by mělo být samozřejmostí.

Leave a comment

Filtered HTML

  • Webové a e-mailové adresy jsou automaticky převedeny na odkazy.
  • Povolené HTML značky: <a> <em> <strong> <cite> <blockquote> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • Řádky a odstavce se zalomí automaticky.

Plain text

  • Nejsou povoleny HTML značky.
  • Webové a e-mailové adresy jsou automaticky převedeny na odkazy.
  • Řádky a odstavce se zalomí automaticky.
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.